Sur la page d’accueil de ViaTrajectoire, il est possible de générer un nouveau mot de passe. Cliquez sur “Mot de passe oublié”, renseignez votre nom d’utilisateur, recopiez le code de sécurité et cliquez sur “Regénérer mon mot de passe”. 

Un mail de ViaTrajectoire sera envoyé sur l’adresse mail du compte concerné avec un lien cliquable d’une validité de 24h.

Chaque établissement possède un ou deux référents. Ce référent est en charge de la présentation de ViaTrajectoire aux nouveaux utilisateurs ainsi que de l'attribution des comptes et habilitations.

Si vous n'avez pas de référent, contactez-nous à l'adresse support@normand-esante.fr.

Le référent ViaTrajectoire de l’établissement doit supprimer les habilitations de l’utilisateur en question.  
Le compte ne doit pas être supprimé. L'utilisateur conserve son compte dans son autre structure (avec mise à jour de l’adresse mail).

Chaque établissement possède un ou deux référent(s). Le référent de mon établissement possède les habilitations nécessaires à la création des accès ViaTrajectoire. Le référent peut consulter la fiche pratique "Créer un compte et une habilitation" (FP_VT_TM08)

Si vous n'avez pas de référent, contactez-nous à l'adresse support@normand-esante.fr.

Le référent de la structure a la possibilité de prolonger les habilitations.  

Si les habilitations sont échues, le référent procèdera à la création de nouvelles habilitations.  

Un référent ne peut pas s'auto habiliter ni prolonger ses habilitations, c'est la raison pour laquelle nous recommandons d'avoir un binôme de référents.

Pour plus d'informations, le référent peut consulter la fiche pratique "Prolonger une habilitation" (FP_VT_TM03)

Vous pouvez vous référer à la fiche pratique "La gestion des droits ViaTrajectoire Sanitaire" (FP_VT_S02)

En cas de transfert du patient dans une autre unité ou un autre établissement, un service MCO a la possibilité de transférer une demande d’admission en SMR, HAD ou USP à une autre unité prescriptrice.

Depuis le dossier patient, sur la droite, dans la partie "Actions sur le dossier", un bouton "Transfert patient" vous permet de transférer la demande d’admission vers un autre rédacteur en attendant la prise en charge du patient en service d’aval.

Remarque : Une fois le transfert confirmé, vous n’aurez plus accès au dossier concerné.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la fiche pratique "Transférer un dossier d'admission" (FP_VT_S18)

Depuis le dossier patient, sur la droite, dans la partie "Actions sur le dossier", un bouton "RAD avant SMR" vous permet de tracer le retour à domicile en attendant la prise en charge. 

Je peux aussi modifier cette information dans le volet administratif et social, puis dans la partie "Prise en charge des soins ou du séjour, aides financières" en cochant la case "Retour à domicile, ou maintien dans le lieu de vie actuel en attendant la prise en charge".

Sur votre tableau de bord, la demande basculera dans l’onglet "Retour à domicile avant SMR", le lendemain du jour du retour au domicile du patient, quel que soit le statut de la demande.

Remarque : Vous devez poursuivre le processus de validation, que la demande soit dans l’onglet « Demandes en cours » ou « Retour à domicile avant SMR ».

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la fiche pratique "Retour du patient à domicile avant SMR" (FP_VT_S20)

Lors de la création d ‘une demande anticipée, il sera obligatoire de compléter les volets suivants :

• Orientation
• Administratif et social
• Service demandeur

Les données des volets suivants, ne seront à compléter en intégralité que lors de l’hospitalisation du patient :

• Médical
• Soins et projets

Pour que la demande soit considérée comme anticipée, la procéduire suivante doit être appliquée :

Depuis le dossier patient, sur la droite, dans la partie "Actions sur le dossier", un bouton "Demande anticipée" vous permet d'indiquer qu'il s'agit d'une demande anticipée avant hospitalisation. 

Je peux aussi modifier cette information dans le volet administratif et social, puis dans la partie "Prise en charge des soins ou du séjour, aides financières" en cochant la case "Anticipé avant hospitalisation". La date d'hospitalisation connue ou prévisionnelle devra obligatoirement être renseignée.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la fiche pratique "Rédiger une demande anticipée (Chirurgie programmée)" (FP_VT_S21)

Lorsqu’une demande a reçu un accord de principe de la part d’une structure d’aval et que la date d’admission envisagée est dépassée, ViaTrajectoire offre la possibilité au rédacteur de relancer l’unité receveuse.

Je peux alors entrer dans le dossier en cliquant sur la ligne concernée et accéder au suivi des demandes. Lorsque la date d’admission envisagée est dépassée une alerte s’affiche en rouge. Je peux alors relancer l’unité ciblée en cliquant sur "Relancer la demande". Lorsque la demande a été relancée, un symbole rouge (trio de flèches) apparaît à côté du statut du dossier dans le tableau de bord.

L’unité receveuse est alors notifiée de ce même symbole dans son tableau de bord et peut de nouveau : proposer un accord de principe, accepter ou refuser la demande.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la fiche pratique "Relancer une unité receveuse : demande de mise à jour des accords de principe" (FP_VT_S28)

En tant que professionnel de santé dans le secteur sanitaire, il est possible de créer un dossier de demande d’admission en établissement pour Personnes Agées en récupérant automatiquement une partie des données saisies dans un dossier sanitaire.

Depuis le dossier patient, sur la droite, dans la partie "Actions sur le dossier", cliquez sur le bouton "Créer dossier GA".

Remarque : il est recommandé d’attendre que le dossier sanitaire soit intégralement complété avant de cliquer sur "Créer dossier GA".

Pour plus d'informations, consultez la fiche pratique "Créer un dossier Grand âge à partir d’un dossier sanitaire reçu" (FP_VT_S24)

Comment transférer la responsabilité du dossier au médecin traitant, avant entrée en SSR/HAD ?

1. Volet administratif et social du dossier sanitaire

2. Sélectionner le médecin traitant

(3. Prendre contact avec le médecin traitant pour qu’il accepte le dossier du patient)

4. Cliquer sur transférer au médecin dans la partie « actions sur le dossier »

Il est possible de créer un dosier d'orientation en SMR/HAD/USP en repartant d'un dosier existant, reçu par votre établissement.

Vous devez avoir un profil "prescripteur médical" et la demande doit être au statut "Finalisée".

Depuis le dossier patient, sur la droite, dans la partie "Actions sur la demande", vous pouvez cliquer sur le bouton "Nouveau Dossier". Une partie des données seront reprises de l'ancien dossier vers le nouveau. Un nouveau numéro de dossier sera généré par ViaTrajectoire.

Je clique sur la ligne de la demande pour laquelle je veux apporter une réponse. Une fois sur la demande, je clique sur l'onglet "Répondre" et je sélectionne "Refuser la demande". Je sélectionne le motif de refus, ajoute éventuellement des précisions et clique sur "Refuser la demande" 

Le statut de la réponse apportée apparaît dans le résumé du dossier, à droite de l'écran, et le dossier bascule dans l'onglet "refusés" de mon tableau de bord. 

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la fiche pratique "Répondre à une demande d'admission" (FP_VT_S22)

Je clique sur la ligne de la demande pour laquelle je veux transmettre un message à l'unité prescriptrice. Une fois sur la demande, je me rends sur la droite de l'écran, dans la partie "Actions sur la demande" et clique sur le bouton "Voir la messagerie ". Je peux alors rédiger mon message. L'unité prescriptrice pourra m'apporter une réponse via ce même canal.

Un service d’aval (SMR, HAD, …) qui accueille un patient peut se saisir d’un dossier sanitaire initialement reçu et créer un nouveau dossier d’inscription en EHPAD/USLD. Il récupère ainsi les données communes au sanitaire et au grand âge et gagne en temps de rédaction.

Cette opération peut être réalisée par les utilisateurs disposant d’un profil "Responsable des admissions (SAN)" et "Prescripteur médical, équipe soignante ou gestionnaire administratif et social" (être donc rédacteur sur le versant Grand âge et receveur sur le versant sanitaire de ViaTrajectoire) et nécessite que le dossier soit au statut "finalisé"

Pour plus d'informations, consultez la fiche pratique "Créer un dossier Grand âge à partir d’un dossier sanitaire reçu" (FP_VT_S19)

Je clique sur la ligne de la demande pour laquelle je veux signaler la non-venue du patient. Une fois sur la demande, je clique sur l'onglet "Répondre" et je sélectionne "Signaler la non-venue du patient". Je sélectionne le motif, ajoute éventuellement des précisions et clique sur "Confirmer la non-venue du patient". 

Pour plus d'informations, consultez la fiche pratique "Signaler la non-venue du patient" (FP_VT_S25)

Oui conformémént au droit d’opposition : La personne concernée peut s’opposer au traitement de ses données personnelles, pour des raisons tenant à sa situation singulière, sauf si des motifs légitimes et impérieux pour le traitement prévalent sur ses intérêts et droits et libertés (article 21 du RGPD).
La MDPH / MDA recueille le consentement pour l’informatisation des données au moment du dépôt de dossier.
L'ESMS doit avertir les usagers que les notifications sont traitées de manière informatisées (dans le livret d’accueil par exemple).
S’adresser à la MDPH / MDA.

L'ESMS doit avertir les usagers que les notifications sont traitées de manière informatisées (dans le livret d’accueil par exemple). Le consentement est recueilli plus tôt, au moment de la constitution du dossier par la MDPH/MDA.

La loi prévoit un droit d’accès et de rectification de ces données. Si l'usager vous fait cette demande, vous pouvez organiser un temps de présentation à ce sujet avec lui. 
Chaque établissement se doit d’apporter à la personne faisant la demande des informations concernant le traitement de ses données personnelles et/ou une copie de ses données personnelles (article 15 du RGPD).

ViaTrajectoire est structuré à partir des données FINESS.
Il faudra avertir votre référent au sein du GRADeS Normand'e-Santé des changements en envoyant un mail à support@normand-esante.fr.

Chaque SMR ayant une autorisation doit déclarer une unité dans ViaTrajectoire.